Bit Literacy
“Bit Literacy” ist der Titel eines Buches von Mark Hurst. Dieses Buch befindet sich auf der 2009er Leseliste des PMBA.
Übersetzt bedeutet es “Bit Kompetenz”.
Um was geht es in diesem Buch?
Mehr als nur eine weitere schnelle Anleitung, bietet dieses Buch einen komplett neuen Ansatz Produktivität zu erlangen. Es kann gleichermaßen von Anwendern jeder Expertise und Erfahrung angewendet und kann sofort zum Einsatz gebracht werden. Dies ist “Bit Kompetenz”, eine Methode, um im digitalen Zeitalter produktiver und mit weniger Stress zu arbeiten.
Übersetzung aus [mark2007] (2009)
— Bit Literacy
Ich möchte in diesem Artikel eine Zusammenfassung und eine Bewertung bieten.
Zusammenfassung
Aufbau:
Das Buch ist in zwei Abschnitten gegliedert. Der erste Abschnitt (The Context) beschreibt was Bits und Anwender sind und was gemacht werden muss um beide zusammenzuführen.
Der zweite Abschnitt (The Method) beschreibt in 10 Kapiteln den Umgang mit verschiedenen “Bitarten”.
Über den Umgang mit Bitarten:
- Über den Umgang mit E-mail:Anwender müssen den korrekten Umgang mit ihrem E-mail Programm lernen. Ein E-Mail Programm ist nicht ein Ablageort für:
- ToDo Listen
- Dateien
- Termine
- Lesezeichen
- Adressen
Die Inbox muss mindestens einmal am Tag geleert werden – ohne Pardon!
Dies geschieht indem man alle persönlichen Mails liest und dann löscht. Alle “2-minuten-Aufgaben” werden sofort erledigt und dann die E-mail gelöscht. Alles, was mehr als zwei Minuten Arbeit erfordert kommt in eine “Bit-Kompetenz-Todo-Liste” und die E-Mail wird gelöscht.
Das Löschen von E-mails wird von vielen Anwendern als unangenehm oder unmöglich angesehen – man befürchtet etwas zu übersehen. Es ist aber gerade die leere Inbox – die durch Anwenden der gerade genannten Schritte geschaffen wurde – die zu Sicherheit führt. So, wie eben beschrieben kann man nichts vergessen.
Gerade ein überladenes, bzw. übervolles E-mail Programm erhöht die Gefahr von Datenverlust, wenn dieses Programm abstürzt. Was macht man dann?
- Verwalten von ToDos:Todos werden erzeugt, haben eine Phase der Inaktivität, werden aktiviert und sind dann erledigt.Ein Werkzeug womit Todos verwaltet werden können muss folgende Punkte beherrschen:
- Jeder Todo muss einem bestimmten Tag zugeordnet werden
- Neu Todos müssen per email für heute oder für irgendein Tag in der Zukunft erzeugt werden können
- Jeder Todo besitzt eine Priorität (für den Tag)
- Jedem Todo können Kommentare hinzugefügt werden
Der größte Teil dieses Kapitel stellt Gootodo vor. Gootodo ist eine Webpflatform mit der man Todos verwalten kann – und stammt übrigens von der Firma Good Experience, die Firma vom Autor des Buches.
- Weniger Medien konsumierenMark plädiert dafür, sehr selektiv mit Online- und Printmedien umzugehen. Er schlägt vor so gut wie alles zu beenden und sich nur auf absolut notwendige Medien zu konzentrieren.Das Kapitel endet mit einer Vorgehensweise, wie Bitschnipsel (bit clippings) erzeugt werden. Bitschnipsel beschreiben interessante Informationen, die man (zumindest für einige Zeit) aufbewahren möchte.Bitschnipsel sollten:
- Die URL der Quelle der Information,
- Den Namen der Publikation,
- Datum, wann gefunden,
- Title der Information,
- Author, der die Information erstellt hat.
Das Format dieser Bitschnipsel ist eine ganz normale Text-Datei (zu diesem Dateiformat mehr in Kapitel 6).
- Photos verwaltenEs war noch nie so einfach solche Massen an Fotos zu sammeln. Eine intelligente Ablagesystematik ist notwendig, um bestimmte Fotos auch zukünftig zu finden. Diese Ablagesystematik muss:
- eine schnelle Navigation und Suche (der Fotos) ermöglichen.
- es möglich machen Fotos schnell und einfach zu verteilen (Web, Email, etc.).
- es obsolet machen Fotos mit zusätzliche Arbeit mit Metadaten zu füttern (Metadaten = Bewertung, Kennzeichnung, etc.).
- unabhängig von Betriebsystem und einer speziellen Software sein.
- von tausenden Fotos pro Jahr unbeindruckt sein.
Bevor Fotos abgelegt werden sollen all die Bilder gelöscht werden, die überflüssig sind. Immer nur das beste Foto eines Themas speichern!
Fotos werden ganz einfach zweistufig in Verzeichnissen abgelegt [jahr] → [monat-ereigniss]
Dies hat den Vorteil, dass es sehr leicht ist Sicherungskopien anzulegen: Einfach das komplette Fotoverzeichnis wegsichern!
- Bits erzeugenIn diesem Kapitel geht es um die Erstellung von E-mails!
- Der “Betreff”: Schreibe das Thema so, dass der Empfänger die E-mail einordnen kann, ohne in den Inhalt zu schauen. In der Betreffzeile sollte der Haken vorkommen. Der “Haken” ist das Zentralthema.
- Der Inhalt sollte folgender Ordnung folgen: Beschreibe das Haupthema, den “Haken” als erstes. Beende die E-mail so schnell wie möglich (zu lange E-mails werden einfach nicht sorgfältig gelesen).
Weiterhin gilt zu beachten:
- Die E-mail soll so geschrieben werden, dass der Empfänger ohne Nachfrage den Inhalt versteht.
- Vermeide relative Datümer, wie “heute” oder “morgen”.
- Bedenke, dass E-mails für immer existieren und sehr leicht transpotiert werden können. Schreibe also nicht, wenn du “Böse bist” und schreibe Inhalte mit denen Du auch in der Zukunft gut leben kannst.
- Über Datei-Formate
- Bilder
- In Frage kommen jpg und png. Wähle immer das Format, dass am wenigsten Platz verbraucht.
- Audio
- MP3 erzeugt kleine Dateien, die für Anwender Musik in einer guten Qualität speichert.
- E-Mails
- Vermeide es die Nachricht in Anhängen zu übermitteln. Der Empfänger muss sich länger mit der E-mail beschäftigen.
- Textformate
- Word wurde konzipiert, um Dokumente zu produzieren, die gedruckt werden sollen. Wie viel unserer Kommunikation muss gedruckt werden? Das wenigste; also vermeide Word (oder ähnliche Textverarbeitungen) wo es geht. Am besten geeignet ist ASCII – also Dateien die von Notepad oder Textedit erzeugt werden.
Und statt eine Winworddatei zu versenden, schicke PDF Dateien – dies ist gültig für alle Informationen, die der Empfänger nicht bearbeiten muss (oder soll). Wichtig auch: PDF Dateien sind “sauber” – Word versteckt allerlei nicht sichtbare, aber auswertbare Informationen!
WARNUNG: Liefere ein Link: Was findet man alles in Word?
- Über die Benennung von DateienDateien sollen wie folgt benannt werden: initialen-datum-thema.Mark empfielt die Nutzung des Bindestrichs, weil es ohne Umwege getippt werden kann. Das Datum wird als [JAHR]-[Monat] geschrieben: Bsp.: 2009-10.
- Über die Ablage von DateienÜber seine Ablage muss man sich Gedanken machen und ein System finden. Am schlimmsten ist es, wenn man zwischen verschiedenen Systemen hin und her wechselt.Alle Dokumente gehören geordnet in ein Stammverzeichnis. Hierunter kann entweder nach Thema und bei Projekten besser nach Projekt einsortiert werden. Als Dokument ist hierbei alles zu verstehen; also z.B. auch Emails. Wichtig! Die Anhänge in den Emails verbelieben nicht in der Email: sie sollen extrahiert und seperat abgelegt werden.Dies erleichtert und ermöglicht erst eine erfolgreiche und schnelle Suche mit den Suchprogrammen (Explorer / Spotlight) des Betriebssystems.
- Andere essentielle Sachen
- Blind schreiben
- In der heutigen Welt wird sehr viel geschrieben. Je schneller Du schreiben kannst, desto besser.
- Dvorak
- Zum noch schnelleren Schreiben kann man auf die Dvorak Tastaturanordnung umsteigen.
- Benutze ein Tool zur Texterweiterung
- Viele Sachen schreibt man immer und immer wieder: z.B.: Mit freundlichen Grüßen
Mit einem Texterweiterungstool schreibt man nur noch mfg.
Für Windows bietet sich Autohotkey an.
Für den Mac bietet sich TypeIt4Me an.
- Ohne Maus arbeiten
- Lerne die Maus so weit wie möglich zu umgehen. Die meisten Programme bieten Tastenabkürzungen. Bei Windows z.B. STRG-C zum kopieren. Zu viele Anwender verlassen sich auf die Maus und klicken auf Bearbeiten → Kopieren und haben dabei die Hand von der Tastatur genommen.
- Datensicherung
- Hat man seine Daten, wie oben beschrieben organisiert, dann gestaltet sich eine Datensicherung denkbar einfach. Man muss nur die entsprechenden Verzeichnisse kopieren. Zusätzliche Software braucht man nicht!
- Über die Zukunft von Bit KompetenzDas wichtigste Arbeitsmittel im Büro ist heute der Rechner. Nur wer dieses Werkzeug beherscht wird in Zukunft erfolgreich sein. Die Ausrede ich bekomme einfach zu viele Emails hat ausgedient!
Bewertung
Mark beschreibt in diesem Buch nützliche, triviale Sachen – und es ist eigentlich deprimierend, dass man von selbst nicht darauf kommt.
- Die Inbox einmal am Tag zu leeren kann ich wärmstens Empfehlen. Es ist unglaublich beruhigend Abends den Rechner auszumachen und gepaart mit einer intelligenten ToDo – Verwaltung (siehe 2) zu Wissen, dass man nichts übersehen und vergessen hat.
- Ich möchte meine ToDos nicht in die Welt hinausschicken. Es ist mein Leben und es geht sonst niemandem etwas an. Es gibt Alternativen zu Gootodo. Hierüber habe ich bereits geschrieben: siehe Weg mit den To-Do-Listen
- Ich lebe bereits schon länger mit einer sehr stark reduzierten Mediendiät. Ich vermisse nichts.
- Das Verwalten von Fotos ohne sich von einer bestimmten Software abhängig zu machen ist eine gute Empfehlung. Wer weiss wie lange diese Software existieren wird? Was ist wenn man das Betriebssystem wechselt – dann möchte man nicht die komplette Verwaltung nochmal machen; nur weil es vielleicht diese Software nicht auf dem neuen Betriebssystem gibt!Was sehr viel Sinn macht, ist das behalten nur der besten Bilder.
- Aus meiner Sicht kann man längere E-mails nicht immer vermeiden. Bie längeren E-mails schreibe ich daher am Anfang eine Zusammenfassung dessen, was nachfolgend im Detail erläutert wird. Bei E-mails, wo ich von dem Empfänger irgendetwas verlange schreibe ich immer, bis zu welchem Datum ich eine Antwort erwarte. Dann erzeuge ich in meinem Kalender sofort einen Eintrag, um die Erledigung zu überprüfen (siehe 2).
- Das versenden von PDFs werde ich übernehmen. Ich werde sicher nicht meine Zeit damit verbringen MP3s oder JPG und PNG in das eine oder andere zu konvertieren.
- Das hört sich etwas trivial an; die Empfehlung ist aber in der Tat ziemlich gut. Sucht man über den Windows Explorer oder Spotlight sieht man dann direkt am Dateinahmen wann das Dokument angelegt wurde. Schaut man sich den Zeitstempel an kann man sich leider nicht darauf verlassen, wirklich das Anlagedatum zu sehen. Meistens wird das Datum angezeigt, an dem die Datei zuletzt angefasst wurde. Dieses Verhalten ist nicht Betriebssystemabhängeg! Es sind die Programme, die u.U. ebenfalls den Zeitstempel anfassen.
- Dieses Kapitel sieht auf den ersten Blick etwas trivial aus. Die Stärke der Empfehlung merkt man erst, wenn man es tatsächlich umgesetzt hat.
Er hat mich allerdings auf eine Idee gebracht, die ich umgesetzt habe:In Zukunft benutze ich nicht mehr mein E-mail Programm als Ablageort. Angehängte Dokument kommen in einen richtigen Ordner und wichtige E-mails werde ich ebenfalls als ASCII in einem relevanten Ordner ablegen. Das erleichtert das Finden, entweder über den Explorer oder Spotlight.
- Ich werde ganz sicher Dvorak nicht einsetzen! Das liegt nicht in einer Bewertung der Anordnung der Tasten, sondern darin, dass ich mein Rechner (Notebook) nicht aufschraube und die Tasten umsetzen möchte. Autohotkey benutze ich schon länger und möchte nicht mehr darauf verzichten.
Und wie bewerte ich das Buch insgesamt? Es hat mir einige Denkanstöße gegeben, die ich verfolgen werde. Wie ich in Zukunft mit meiner Papierablage umgehen werde schreibe ich in einem seperaten Artikel.
Für die Anwender, die das Bitzeitalter noch nicht verinnerlicht haben, ist dieses Buch wertvoll. Man kann es sehr schnell lesen.